El fraude es el engaño intencional que tiene como finalidad apropiarse ilegalmente la propiedad de otra persona (natural/jurídica), lo que simplemente podríamos interpretar como “robo por engaño”. Para evitar este tipo de crimen el consultor de seguridad debe de considerar las opciones de mitigación del fraude en el diseño del sistema de seguridad del cliente.

Los elementos más comunes y relevantes en la comisión del fraude incluyen la ocasión, la capacidad de hacerlo y la oportunidad de llevarlo a cabo, este hecho delictivo reduce los recursos de la organización haciéndolas menos competitivas. Existen características determinadas y especiales en la comisión del fraude, y estas son:

• Normalmente el fraude es cometido por empleados que cuentan con acceso privilegiado.
• El tiempo, productos terminados, insumos, mermas y deshechos así como la propiedad intelectual son los activos más comunes de ser robados.
• Cuanto mayor falta de control y carencia de procesos eficientes existan, los niveles de fraude se incrementaran en razón directa.
• Existen indicios que nos pueden llevar a presumir la comisión de fraude como horas irregulares de operación, entradas y salidas fuera de horario, documentos faltantes, etc.

A esto debemos añadir ciertos paradigmas que los gerentes aún creen y que de cierta forma favorecen a la comisión del fraude, pues aletargan la eficiencia de un dispositivo de seguridad poniendo en riesgo sus activos, sus empleados, su reputación y posiblemente su continuidad en el negocio, estos son:

• Pensar que solo cometen fraude los más necesitados económicamente.
• Suponer que el fraude puede ser mitigado con buenas políticas y eficientes procedimientos.
• Creer que la única herramienta para detectar irregularidades son las auditorías.

El fraude y la malversación (a diferencia del robo), solo dejan ciertos indicios de que “algo” podría haber ocurrido. Este “algo” ocurre por la debilidad o ausencia de controles internos y para prevenirlo el consultor de seguridad debe transformar el enfoque de reactivo a proactivo, generalmente se recomienda que se adopten ciertos controles y políticas que reforzaran la prevención del fraude en la empresa y estos son los siguientes:

• Implementar programas de prevención de fraude que permitan instruir a la gerencia y empleados acerca de la naturaleza, tipos y áreas más vulnerables de perdidas, algunos tópicos importantes que el consultor de seguridad debe de exponer son:

•  Proceso de revisión de postulantes.
• Políticas claras y escritas acerca de las actividades prohibidas y el anuncio de las acciones en caso de violación.
• Establecer códigos de conducta empresarial.
  o Reconocer e implementar prácticas adecuadas de contabilidad para el registro de actividades financieras de la organización.
• Separación de funciones que limite la accesibilidad de la información.
• Determinar las vulnerabilidades de la empresa y tomar acciones directas sobre ellas.
• El consultor de seguridad deberá impartir capacitación a todos los niveles de la empresa.
• Establecer vías de comunicación confiables para reporte de irregularidades.
• Implementar auditorias contables y a inventarios de alto valor inopinadas.
• El consultor de seguridad deberá implementar un sistema de control y gestión de incidentes a través de reportes en caso de sospecha de fraude o robos
• Fomentar una cultura organizacional de integridad y honestidad, efectuando compensaciones en caso de reportes de robos y fraudes a los empleados.
• Adopción de procesos de investigación en caso de detección de fraude.
• Tomar acciones imparciales y justas basadas en el resultado de las investigaciones efectuadas contra los autores del fraude.
• El consultor de seguridad deberá analizar el “cómo” y “por qué” ocurrió el fraude ejecutando una dinámica de prevención de hechos similares futuros.
• Todo hecho delictivo detectado y resuelto debe ser puesto en conocimiento de toda la organización a través de boletines, correos internos, periódicos murales, etc.
• Estimar la implementación de controles adicionales rentables si amerita el riesgo de pérdida.
• El consultor de seguridad debe supervisar la ejecución de auditorías y pruebas para el cumplimiento de los controles existentes.

Para concluir, ninguna empresa debería ser complaciente con las pérdidas continuas o incorporarlas a sus estándares o expectativas de perdidas, recordemos que los fraudes que no son detectados no pueden ser recuperados a través del seguro y estas pérdidas siempre afectan la moral de los empleados, el valor de las acciones de la empresa y la confianza del público en la organización.

Aprenda cómo manejar un fraude en la empresa con la asesoría de Luis Emilio Gonzales, profesional altamente capacitado en seguridad a nivel de gestión y trabajo de campo. Si tienes alguna consulta sobre este u otros servicios, escríbenos a nuestro formulario de contacto.